Abfolge Bewerbung und Prozess Personalrekrutierung

Bewerbungsablauf, Personalrekrutierungs- und Personalselektionsprozess aus Sicht Bewerberin, Bewerber und Unternehmen

B
Schritt Bewerberin / Bewerber

U
Schritt Unternehmen

U/B
Schritt Bewerber:in und Unternehmen

Vorarbeiten HR und Stellenpublikation

U

1. Personalplanung

Personalplanung
Personalbedarf

Personalbestand
Personalplanung
Personalbedarf
Personalbedarfsplanung

U

2. Personalbeschaffungsantrag

Personalbeschaffung
Antrag zur Personalbeschaffung

Personalbedarfsmeldung/-anmeldung
Planstelle
Stellen- und Anforderungsprofil
Profil Bewerber:in
Kooperation und Koordination HR-Bereich und Fachabteilung
Personalbeschaffungsantrag

U

3. Stellenantrag und Stellenbewilligung

Personalbeschaffung: Arbeitsstellenantrag
Arbeitstellenbewilligung

Stellenantrag: Genehmigung, Freigabe
Stellenbewilligung

U

4. Personalsuche: Suche und Ansprache von Bewerber:innen

Personalsuche: Suche nach Bewerber:innen
Ansprache von Bewerber:innen

Genehmigung Stellenantrag und Personalsuche
Vorgehen Personalsuche
Ansprache Bewerber:innen (Personalanwerbung und -gewinnung)
Verdeckter Stellenmarkt
Einbezug von Personaldienstleistungsunternehmen
Passive Stellensuchende

U

5. Stellenpublikation

Stellenpublikation: Ausschreibung der Arbeitsstelle
Stellenanzeige / Stelleninserat
Ansprache von Bewerber:innen

Publikation der Arbeitsstelle
Stelleninserat: Bestandteile
Deutung

B

6. Berufliche Standortbestimmung / Selbst- und Fremdbeurteilung

Berufliche Standortbestimmung
Selbstbeurteilung
Fremdbeurteilung
Berufs- und Laufbahnberatungsstellen

Berufliche Standortbestimmung
Selbsteinstufung
Fremdeinschätzung
Berufs- und Laufbahnberatung
Karriereberatung
Zielfindung

Stellensuche und -auswahl

B

7. Suche nach Arbeitsstelle

Arbeitsmarktrecherche
Suche nach Unternehmen
Arbeitsstellensuche
Eingrenzung / Auswahl von Unternehmen
Direktbewerbung

Printmedieninserate (Zeitungen, (Fach-)Zeitschriften)
Internet-Stellenplattformen (Online-Jobbörsen)
Jobsuche via mobile Apps
Unternehmenswebseiten
Einbezug Personalberatungs- und -vermittlungsunternehmen
Soziales Beziehungsnetzwerk
Offener und verdeckter Arbeitsstellenmarkt
Unveröffentlichte Arbeitsstellenvakanzen
Initiativbewerbung (Direktbewerbung)
Stellengesuch
Zeitaufwand / Widrigkeiten

B

8. Analyse der Arbeitsstelle

Analyse von Arbeitsstelle
Arbeitsstellenbeschreibung / Anforderungsprofil

Arbeitstätigkeitsanforderungen
Arbeitsplatzspezifische, arbeitsplatzübergreifende und unternehmensspezifische Anforderungen
Stellenbeschreibung: Funktionen und Aufgaben der Arbeitsstelle
Anforderungen an zukünftigen Stelleninhaber:in

B

9. Wahl von Arbeitsstelle und Unternehmen

Arbeitstellenangebote
Wahl von Arbeitsstelle und Unternehmen

Arbeitsstellenangebote
Eingrenzung von Stellenangeboten
Auswahl von Unternehmen
Wahl von Arbeitsstellen

B

10. Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung oder dem Fachbereich

Kontaktaufnahme mit Personalabteilung oder Fachbereich
Ansprechpartner:innen
Vorgehen

Telefon
Mail
Kontaktformular Webseite
Bewerbungsformular Online-Stellenbörse
Kontakt soziale Medien

B

11. Bewerbung und Bewerbungsdokumente

Leistungsangebot
Bewerbung
Bewerbungsmedien, -kanäle
Bewerbungsdokumente
Bewerbungsanspruch

Deckblatt
Bewerbungsschreiben (Begleitschreiben)
Lebenslauf (CV curriculum vitae), mit/ohne Bewerbungsfoto
Motivationsschreiben (dritte Seite)
Arbeitszeugnisse
Diplome / Bestätigungen / Zertifikate
Schul-, Aus-, Weiter- und Fortbildungszeugnisse und –nachweise
Praktikumsnachweise
Zusätzliche Unterlagen / Arbeitsproben
Referenzen
Bewerbungsvorgehen:
- Papier-Bewerbung
- E-Mail-Bewerbung
- Online-Jobformular der Unternehmenswebseite (Online-Bewerbung)
Bewerber:innendatenbank einer Online-Jobbörse oder eines Personaldienstleistungsunternehmen
Datenhaltung in Bewerber:inmanagement des Softwareanbieters
Bewerbungshomepage
Soziale Netzwerke

Stellenbewerbung, Vorauswahl, Personalauswahlverfahren

U

12. Anfragen an HR-Bereich und Fachabteilung

Fragen an HR-Bereich und Fachabteilung

Anfragen zur Arbeitsstelle, Bewerbungsvorgehen
Fragen per Telefon / Mail

U

13. Eingang Bewerbungsdokumente

Eingang Bewerbungsdokumente (Bewerbungen)
Liste Bewerber:innen

Bewerbungseingang
Liste Bewerber:innen
Weiterleitung von Bewerbungsdossiers
Direktbewerbungen (Spontan-/Initiativbewerbungen)

U/B

14. Benachrichtigung Bewerber:innen

Unternehmen:
- Information Bewerber:innen durch Unternehmen
- Eingangs-/Empfangsbestätigung durch HR-Bereich
- Rücksprache mit Bewerberin, Bewerber
- Grobselektion

Bewerber:innen:
- Keine Rückmeldung vom Unternehmen
- Nachhakung durch Bewerber:in

Mail
Telefon
Briefpost

U

15. Vorauswahl Bewerberinnen und Bewerber

Sichtung und Prüfung Bewerbungsdokumente / Bewerbungsdossiers
Vorselektion: Ablauf, Eingrenzung des Bewerberpools
Kriterienkatalog
Einbettung und Gewichtung Vorselektion
Absprache HR-Bereich mit Fachabteilung
Ergebnis Vorauswahl
Abstimmung mit dem Fachbereich
Option: Telefongespräch zum Austausch und Abklärungen seitens HR

Sichtung der Bewerbungen
Prüfung der Bewerbungsdokumente
Vorauswahl
Anforderungskriterienkatalog / Checkliste
Auswahlentscheidung Stufe Vorauswahl

U

16. Personalauswahlverfahren (und Auswahlentscheidung)

Einsatz von Personalauswahlverfahren zur Auswahl von Bewerber:innen
Psychologische Personalauswahlverfahren:
- Tests
- Assessment Center
- biographische Fragebogen
- Arbeitsproben
- Verfahrenskombinationen

Eingrenzung der Zahl an Bewerber:innen:
Auswahlentscheidung
Ergebnisrückmeldung

Personalauswahlverfahren
Eingrenzung Anzahl Bewerber:innen
Auswahlentscheidung
Ergebnisrückmeldung

U

17. Zwischenbescheid: Information über Fortgang

Rückmeldung Ergebnis Personalauswahlverfahren
Rückmeldung Bewerbungsentscheidung (Zwischenbescheid)
Benachrichtigung der Bewerber:innen durch Unternehmen
Rücksprache mit Bewerber:innen

Mail
Telefon
Briefpost

Personalauswahl: Bewerbungsgespräche

U

18. Einladung Einstellungsinterview

Einladung zum Bewerbungsgespräch

Einladung zum Einstellungsinterview (Vorstellungsgepräch)
Vorbesprechung HR-Bereich und Fachabteilung
Vereinbarung Termin für Bewerbungsgespräche
Bewerbungsgespräch: Blickwinkel Bewerber:in

U/B

19. Vorbereitung Einstellungsinterview / Video-Call

Blickwinkel Unternehmen:
- Definition des Vorgehens
- Teilnehmende seitens Unternehmens
- Rollenverteilung
- Termine
- Aufbau und Abfolge Bewerbungsgespräch
- Beurteilungsraster
- Vorlage für Ergebnisbewertung: Bewertungsraster

Sicht Bewerber:innen:
- Personpräsentation: Angebot
- Informationen Unternehmen
- Interviewfragen
- Lohn / Eintrittstermin
- Interviewsimulation (Übung)


U

20. Einstellungsinterview (Sicht Unternehmen)

Einstellungsinterview: Blickwinkel Unternehmen
Ziele, Gründe und Merkmale Bewerbungsgespräche
Beteiligte
Dauer, Ort
Ablauf Bewerbungsgespräch
Option: Einblick in Unternehmen
Option: Kennenlernen von Teammitgliedern
Option: Teamtag und/oder Case Study (Fallstudie)
Besprechung HR-Bereich und Fachbereich
Fortsetzung: Folgegespräche

Schwerpunkt
Gründe für Bewerbungsgespräche
Merkmale von Vorstellungsgesprächen
Gesprächsteilnehmer:innen (Beteiligte)
Ablauf von Einstellungsinterviews
Nachbesprechung: Abgleich HR-Bereich und Fachabteilung
Auswahlentscheidung
Fortsetzung: Folgegespräche

B

21. Einstellungsinterview (Sicht Bewerber:in)

Einstellungsinterview: Perspektive Bewerber:in
Situationskontrolle
Leistungsangebot
Zweck
Betriebsrundgang, Arbeitsplatzbesichtigung
Option: Teambekanntschaft

Bewerbungsgepräch: Blickwinkel Bewerber:in
Situationskontrolle
Leistungsangebot von Bewerber:in
Zweck, einschliesslich realistischer Vorschau auf die Arbeitstätigkeiten und -aufgaben
Betriebsrundgang
Arbeitsplatzbesichtigung
Option: Vorstellung Team

U/B

22. Bewertung: Nachbereitung Einstellungsinterview

Bewerber:in:
- Nachbereitung
- Persönliche Auswertung
- Feedback (Rückmeldung)

Unternehmen:
- Nachbereitung
- Austausch zwischen Personal- und Fachbereich
- Bewertung anhand von Bewertungsraster
- Vergleiche


U/B

23. Rückmeldung durch HR

Unternehmen:
- Rückmeldung durch HR-Bereich / Fachabteilung (Unternehmen)
- Auswahlentscheidung
- Folgegespräche

Bewerber:in:
- Rückmeldung durch Bewerber:in

Rückmeldung durch HR-Bereich
Rückmeldung durch Bewerber:in an HR-Bereich oder Fachabteilung
Auswahlentscheidung (Bewerbungsverlauf)
Bewerbungsfolgegespräche

U

24. Referenzen

Referenzen
Telefoninterviews / Video-Calls
Bewerber:innen-Screenings

Einholung von Referenzen
Einverständnis von Bewerber:innen
Telefoninterviews
Bewerber:innen-Screenings

Personalauswahl: Folgegespräche, Personalauswahlverfahren

U/B

25. Vorbereitung Folgegespräche

Unternehmen:
- Vorbereitung Folgebewerbungsgespräche
- Vorbereitung weiterer Personalauswahlverfahren
- Zusatzabklärungen
- Kreis der Interviewteilnehmenden

Bewerber:in:
Vorbereitung Folgeeinstellungsinterview
Vorsprung, Ausgangslage

Vorbereitung Folgebewerbungsgespräche durch Unternehmen
Vorbereitung Folgeeinstellungsinterviews durch Bewerber:in

U

26. Folgebewerbungsgespräche, weitere Personalauswahlverfahren und Zusatzabklärungen

Unternehmen:
- Folgebewerbungsgespräche
- (Teilnahme von Team Fachabteilung)
- Zusätzliche Personalauswahlverfahren
- Abgrenzungsmerkmale Bewerber:innen
- (Beteiligung Personaldienstleistungsunternehmen)

Bewerber:innen
- Folgebewerbungsgespräche
- (Teilnahme von Fachbereichtsteam)

Folgebewerbungsgespräche (Einstellungsinterviews)
Einsatz weiterer (psychologischer) Personalauswahlverfahren
Arbeitsprobe oder Praktikum
Rücksprachen HR-Bereich und Fachabteilung
Abgleich HR-Bereich - Fachbereich
Bewertung, Auswertung, Vergleich
Eingrenzung von Bewerber:innen-Pool
Einbezug: Besprechung des Vorgehens mit Personalberatungs-, Personalvermittlungsunternehmen

U/B

27. Nachbereitung Folgegespräche

Unternehmen:
- Nachbereitung Folgegespräche
- Einigungsprozess

Bewerber:in:
- Nachbereitung Folgegespräche

Nachbereitung Folgebewerbungsgespräche seitens des Unternehmens
Nachbereitung weiterer Personalauswahlverfahren
Einigung auf Kandidatin, Kandidaten durch HR-Bereich und Fachabteilung
Vorleistungen Personalauswahlentscheidung
Nachbereitung seitens Bewerber:in

U/B

28. Rückmeldung: Zwischenstandsinformation

Unternehmen:
- Rückmeldung: Ergebnisse aus Folgegesprächen und Personalauswahlverfahren
- Zwischenergebnisinformationen
- Interessensbekundungen Unternehmen

Bewerber:in:
- Rückmeldung seitens Bewerber:in

Rückmeldung: Zwischenstandinformationen an Bewerber:innen / Kandidat:innen
Information über Bewerbungsfortgang
Interessensbekundungen Unternehmen
Rückmeldung von Bewerber:innen

Personalauswahlentscheidung

U

29. Personalauswahlentscheidung

Personalauswahlentscheidung:
Zeitfenster vor der Personalauswahlentscheidung
Besprechung: Austausch
Vorgehen Personalentscheidungsfindungsprozess
Beurteilungstendenzen und -fehler
Vergleich und Rangliste

Ergebnis: Personalsauswahlentscheidung

Zeitfenster von der Personalauswahlentscheidung
Absprache HR-Ansprechpartner:in und Vorgesetzte der Fachabteilung (Austausch)
Vorgehen: Personalentscheidungsfindungsprozess
Ergebnis: Personalauswahlentscheidung
Bewerbungsausgang
Arbeitsstellenangebot

U

30. Arbeitsstellenangebot

Arbeitsstellenangebot
Vertragsangebot

Angebot für die Arbeitsstelle
Vertragsangebot

B

31. Annahme oder Ablehnung Stellenangebot?

Auswahlentscheidung: Annahme oder Ablehnung des Stellenangebots?
Rückmeldung an Unternehmen durch Bewerber:in

Ablehnung oder Akzeptanz des Stellenangebots?
Schaffung von Verbindlichkeit
Herausforderungen und Begründung
Rückmeldung: Information über Entscheidung
Mehrere Stellenangebote?

Stellenbesetzung

U

32. Stellenzusage: Bestätigung der Arbeitsstelle

Bewerbungsausgang: Information der Kandidat:innen (Bewerber:innen):
- Bewerbungszusage: Zusage Arbeitsstelle
- Bewerbungsabsage
- Bewerbungsabbruch/Bewerbungsrückzug

Datenschutz: Umgang mit Bewerbungsdokumenten
Vorleistungen Einstellungsprozess

Information der Kandidat:innen
Arbeitsstellenzusage von Unternehmen
Bewerbungsabsage
Bewerbungsabbruch/-rückzug durch Bewerber:in
Abspeicherung der Bewerber:innendaten in HR-Management-Softwaresystem oder Löschung oder zeitlich befristete Archivierung der Bewerbungsdokumente durch das Unternehmen  

Wartefrist für Akzeptanz des Stellenangebots (Stellenzusage seitens Bewerber:in)
Datenschutz  
Vorleistungen Einstellungsprozess (Anstellung)

B

33. Zusage: Annahme Arbeitsstellenangebot

Annahme oder Ablehnung des Arbeitsstellenangebots:
- Zusage: Akzeptanz Arbeitsstellenangebot (Bestätigung Arbeitsstellenzusage durch Bewerber:in)
- Absage

Umgang mit Bewerbungsdokumenten und Bewerbungsdateneinträgen

Zusage: Annahme des Arbeitsstellenangebots (Zusagebestätigung)
Absage: Ablehnung des Stellenangebots
Datenschutz: Umgang mit Bewerbungsdokumenten und Bewerbungsdateneinträgen
Aufbewahrung Bewerbungsdokumente
Löschung von Bewerbungsdaten

U

34. Arbeitsvertrag und Anstellungsbedingungen

Arbeitsvertrag
Erstellung und Unterzeichnung Arbeitsvertrag
Freigabe der Arbeitsstelle
Personalnummer und Personalstammdaten
Bewerbungsdokumente: Aufbewahrung, Löschung
Personalakte

Arbeitsvertrag
Ein- und Anstellungsbedingungen
Vertragspunkte / Vertragsverhandlungen
Abgabe und Unterzeichnung Arbeitsvertrag
Freigabe der Arbeitsstelle
Personalstammdaten
Umgang mit Bewerbungsdokumenten
Personalakte

U

35. Arbeitsstellenbesetzung

Stellenbesetzung (Job)

Arbeitsstellenbesetzung: Anstellung
- Neueintritt
- Wiedereintritt
- Übertritt

Stellenantritt und Probezeit

U

36. Vorleistungen im Vorfeld von Eintritt in das Unternehmen

Hintergrundarbeiten durch HR-Bereich und Fachbereich
Vorleistungen
- Einführung und Einführungsprogramm:
- - Phasen einer Einführung: Zeitdauer und Abfolge
- - Einführungsprogramm
- - Checkliste: Einführung neue Mitarbeitende
- - Einführungsgespräch
- - Einführungsphasen

Vorarbeit Onboarding
Vorarbeit Einarbeitung
Vorleistungen Probezeit

Vorleistungen: Stellenantritt (Eintritt in das Unternehmen)
Hintergrundarbeiten durch HR-Bereich
Vorleistungen
Einführung und Einführungsprogramm
Checkliste Einführung neue Mitarbeiter:innen
Einführungsgespräch
Vorarbeit Onboarding
Vorarbeit Einarbeitung
Vorleistungen Probezeit

B

37. Arbeitstellenantritt: Eintritt in das Unternehmen

Eintritt in das Unternehmen
Einführung:
- Einführungsprogramm
- Einführungsgespräch
- Betriebsrundgang

Eingliederung in das Unternehmen und die Fachabteilung
Einarbeitung

Arbeitsvertrag
Einführung
Einarbeitung: Antritt der Arbeitsstelle

B

38.  Probezeit und Beschäftigungsverhältnis

Probezeit
Arbeits- und Beschäftigungsverhältnis

Probezeit
Beginn des Arbeitsverhältnis
Befristetes, unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
Fortsetzung
Auflösung (Kündigung)

Personalrekrutierungs- und Bewerbungsevaluation

U

39. Evaluation und Personacontrolling

Personalcontrolling
Kennzahlen
Evaluation Personalrekrutierungsprozess

Personalcontrolling
Evaluation: Personalrekrutierung und Personalselektion
Kennwertgrössen

B

40. Evaluation Bewerbungsprozess

Rückblick
Einstufung Bewerbungsvorgehen und Bewerbungsablauf
Bewerbungsabsagen
- Gründe für Bewerbungsabsagen
- Rückfragen beim Unternehmen
- Gegensteuer

Bewertung Bewerbungsablauf
Bewerbungsverfahren
Optimierungspotentiale
Bewerbungsabsagen
Gründe und Abhilfe

Schlaufe, Rückkopplung und Weiterbildung

U/B

41. Suchschlaufe, Wiederholungen, Rückkopplungen

Unternehmen:
- Fortsetzung: Erweiterung Suchradius
- Suchkanäle, Suchmedien

Bewerber:in
- Bewerbungsrunden: Schlaufe, Wiederholungen
- Rückkopplungen
- Mehrere Bewerbungen am Start
- Aussetzung von Bewerbungen

Weitere Anwerbungsrunden durch Unternehmen
Weitere Bewerbungsrunden von Bewerber:in
Erhöhung der Bewerbungschancen: Mehrere Bewerbungen

B

42. Weiterbildung und Fortbildung

Berufsperspektiven
Weiterbildungen, Fortbildungen
Zusatzlehre, Zweitlehre
Berufsoptionen: Neuland
Beruflicher Erfolg

Berufsperspektiven: Bildungssystem Schweiz
Weiter- und Fortbildungsangebote, Ausbildungsoptionen
Zusatzlehre, Zweitlehre
Erwerbsarbeitslosigkeit
Neuland
Berufliche Entwicklung, Berufslaufbahn, Karriere
Beruflicher Erfolg

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